Pozyskiwanie kontrahentów zagranicznych i klientów za granicą dla polskich firm B2B
Masz ofertę gotową na eksport, ale nie wiesz, do których firm zadzwonić? Dedykowany SDR, czyli osoba odpowiedzialna za pierwszy kontakt i kwalifikację, znajduje odbiorców, dystrybutorów i partnerów na wybranym rynku UE. Wstępnie ich weryfikuje, rozmawia w języku rynku i umawia spotkania z Twoim dyrektorem eksportu. Zaczynasz od konkretnego segmentu i sprawdzasz, kto potrzebuje Twojej oferty. Abonament kosztuje od 8 000 zł netto miesięcznie + 23% VAT, a baza i nagrania zostają u Ciebie.
Dlaczego kontrahenci zagraniczni potrzebują konkretów przed rozmową
Lista wystawców targowych pokazuje, kto działa w branży, ale nie mówi, kto kupuje Twój produkt. Firma może produkować podobne wyroby, obsługiwać konkurenta albo mieć dostawcę z umową wyłączną. Kontakt do recepcji nie wyjaśnia też, kto decyduje o zmianie partnera.
Do tego dochodzą warunki wejścia. Kupiec pyta o certyfikaty, termin próbnej dostawy, obsługę reklamacji i dokumentację w swoim języku. Dystrybutor interesuje się rabatem, terytorium i wsparciem technicznym. Zanim umawiasz spotkanie, potrzebujesz odpowiedzi, czy obie strony mają o czym rozmawiać. Samo przetłumaczenie prezentacji nie rozwiązuje tych kwestii.
Jak prowadzimy pozyskiwanie kontrahentów zagranicznych
Zaczynamy od roli kontrahenta. Odbiorca końcowy kupuje na własne potrzeby, dystrybutor odsprzedaje, agent pośredniczy, a partner może uzupełniać Twoją usługę. Każda z tych firm wymaga innej listy i innych pytań.
Poszukiwanie dystrybutorów za granicą obejmuje także sprawdzenie obsługiwanych marek, zasięgu i zaplecza serwisowego. Nie proponujemy wyłączności przed poznaniem sposobu pracy partnera.
-
01
Ustalamy profil, segment, kraj, zastosowanie oferty i osobę odpowiedzialną za decyzję.
-
02
Budujemy listę z rejestrów handlowych, katalogów targowych i źródeł branżowych.
-
03
Selekcjonujemy firmy pod potencjał zakupowy i sprawdzamy podstawowe informacje o działalności.
-
04
Kontaktujemy się telefonicznie, listownie, przez LinkedIn oraz mailem tam, gdzie prawo pozwala.
-
05
Pytamy o obecnego dostawcę, wolumen, certyfikaty, terminy i warunki współpracy.
-
06
Umawiamy rozmowę wideo albo wizytę z Twoim dyrektorem eksportu, przekazując notatkę po polsku.
Od profilu kontrahenta do rozmowy
Rynek oceniamy po co najmniej trzech miesiącach pracy. Patrzymy na jakość zainteresowania, warunki wejścia i drogę do zamówienia. Baza oraz nagrania zostają u Ciebie także po zakończeniu współpracy. Nagrywanie uwzględnia obowiązki informacyjne i zasady danego rynku. Szczegóły organizacyjne opisujemy na stronie jak działamy.
-
Pierwszy tydzień. Omawiamy ofertę, moce, ceny, certyfikaty i profil kontrahenta. Wybierasz rynek i język, a my ustalamy dopuszczalne kanały kontaktu.
-
Drugi tydzień. Powstaje lista firm po selekcji i wstępnej weryfikacji. Akceptujesz argumenty, pytania kwalifikacyjne i materiały w języku rynku.
-
Trzeci tydzień. Zwykle pojawiają się pierwsze rozmowy. Sprawdzamy potrzeby i dostępność osób decyzyjnych, umawiamy terminy oraz zapisujemy powody odmów.
-
Kolejne tygodnie. Poprawiamy profil i argumenty, wracamy do zainteresowanych firm w uzgodnionym terminie. Co tydzień dostajesz raport z kontaktów, kwalifikacji, spotkań i przeszkód.
Co obejmuje weryfikacja kontrahenta zagranicznego
Wstępna weryfikacja pomaga odrzucić firmy, których dane albo działalność nie pasują do deklaracji. Nie jest gwarancją wypłacalności. Przed udzieleniem kredytu kupieckiego potrzebujesz osobnej decyzji o ryzyku i zabezpieczeniach płatności.
| Źródło | Co sprawdzamy | Granica sprawdzenia |
|---|---|---|
| Rejestr handlowy | status podmiotu, zgodność nazwy i zasady reprezentacji | aktywny wpis nie potwierdza zdolności do zapłaty |
| VIES | ważność numeru VAT UE na dzień sprawdzenia | wynik nie ocenia kondycji finansowej |
| Publiczne sprawozdania | dostępne dane finansowe i okres, którego dotyczą | dane mogą być historyczne lub niedostępne |
| Strona i źródła branżowe | zakres działalności, produkty, obsługiwane segmenty | deklaracje firmy wymagają potwierdzenia |
| Referencje kontrahenta | możliwość potwierdzenia deklarowanej współpracy | sama publikacja referencji nie wystarcza |
Braki i rozbieżności zapisujemy w bazie. Jeśli dokumenty budzą wątpliwości, wskazujemy potrzebę pogłębionej analizy przed ofertą z odroczoną płatnością.
Jak dobieramy kanały pierwszego kontaktu
W Niemczech reklama mailowa co do zasady wymaga wcześniejszej zgody także w B2B, zgodnie z par. 7 UWG. Telefon do firmy jest dopuszczalny przy domniemanym zainteresowaniu wynikającym z konkretnych okoliczności. Samo dopasowanie branży nie daje automatycznie takiej podstawy. Szczegóły opisuje strona handlowiec na rynek niemiecki.
W Polsce art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej wymaga uprzedniej zgody na używanie wskazanych środków komunikacji do informacji handlowej, w tym marketingu bezpośredniego. Publiczny adres mailowy nie oznacza zgody. List i LinkedIn także oceniamy pod kątem lokalnych przepisów, a sprzeciwy zapisujemy. To opis praktyki, nie porada prawna. Kanały ustalamy osobno dla każdego kraju.
Jak wybrać sposób dotarcia do kontrahentów
Nie każda potrzeba wymaga abonamentu. Jeśli znasz już partnera i chcesz zbadać jego finanse, potrzebujesz innej usługi niż przy szukaniu odbiorców od początku.
| Sposób | Co daje | Czego wymaga od Ciebie |
|---|---|---|
| Samodzielne szukanie przez dział eksportu | kontrola nad wyborem firm i relacją | czasu na źródła, język, weryfikację i ponawianie kontaktu |
| Misje gospodarcze i spotkania B2B instytucji wsparcia eksportu | okazja do poznania potencjalnych partnerów | oceny dopasowania i dalszego kontaktu po wydarzeniu |
| Targi | bezpośrednie rozmowy i poznanie oferty rynku | przygotowania spotkań oraz obsługi kontaktów po targach |
| Wywiadownia gospodarcza | raport o wskazanej firmie | wcześniejszego znalezienia kontrahenta, raport nie znajduje klientów |
| Dystrybutor | dostęp do jego kanału sprzedaży | uzgodnienia marży, obowiązków i dostępu do odbiorców |
| Dedykowany SDR w abonamencie | wyszukanie, wstępna weryfikacja, kwalifikacja i spotkania | wdrożenia w ofertę oraz osoby prowadzącej rozmowy ofertowe |
Te sposoby można łączyć. SDR kontaktuje się z firmami z katalogu targowego albo rozwija relację po spotkaniu B2B. Sam udział w wydarzeniu nie zastępuje kwalifikacji partnera.
Kiedy pozyskiwanie kontrahentów ma sens finansowy
Porównuj koszt z marżą po kosztach realizacji zamówień. Poniższe liczby to wyłącznie założenia do obliczenia, nie średnie rynkowe ani prognoza wyniku.
| Pozycja | Założenie przykładowe |
|---|---|
| Koszt SDR przez 6 miesięcy przy 8 000 zł netto miesięcznie + 23% VAT | 48 000 zł netto |
| Roczne zamówienia jednego nowego odbiorcy | 300 000 zł netto |
| Marża po kosztach realizacji, przykładowo 20 procent | 60 000 zł rocznie |
| Czas współpracy z odbiorcą | 3 lata |
| Marża z jednego odbiorcy w tym czasie | 180 000 zł |
Przy tych założeniach jeden stały odbiorca pozyskany w pół roku zwraca abonament kilkukrotnie, a pierwszy rok współpracy pokrywa go z nadwyżką. Podróże, próbki, certyfikacja i finansowanie dostaw wymagają osobnego budżetu, a od pierwszej rozmowy do zamówienia próbnego w przemyśle często mija kilka miesięcy. Wpisz własne dane w kalkulatorze lejka sprzedaży. Okres obliczenia nie oznacza zobowiązania umownego na cały ten czas.
Przy niskiej wartości zamówienia i małej marży usługa może się nie opłacać. Brak mocy produkcyjnych albo certyfikatów wymaganych na rynku to powód, żeby najpierw usunąć przeszkodę. Spotkanie nie naprawia niegotowej oferty.
Które firmy potrzebują pierwszych partnerów za granicą
Pracujemy dla polskich firm B2B, które mają gotową ofertę i osobę zdolną poprowadzić rozmowę ofertową.
- Producent szuka odbiorcy końcowego albo dystrybutora komponentów i wyrobów. Zobacz pozyskiwanie klientów dla produkcji.
- Spedycja potrzebuje kontaktu do załadowcy, który odpowiada jej trasom i możliwościom. Sprawdź pozyskiwanie klientów dla logistyki.
- Firma usługowa szuka odbiorcy lub partnera realizacyjnego, z jasno ustalonym zakresem odpowiedzialności.
- Software house dociera do firm z konkretną potrzebą technologiczną i osobą odpowiedzialną za projekt.
Rynek wybieramy spośród Niemiec, Austrii, krajów UE w Skandynawii, Czech, Słowacji, Beneluksu i Francji. Gotowość oferty oraz język rozmów są ważniejsze niż długość listy krajów. Pozyskiwanie klientów za granicą na tym etapie pozwala wskazać potencjalnych partnerów i zebrać podstawy do decyzji o dalszym rozwoju eksportu.
Ile kosztuje znalezienie i kwalifikacja kontrahentów
Jeden rynek i jeden język obejmuje SDR as a Service od 8 000 zł netto miesięcznie + 23% VAT. Kwota do 15 000 zł zależy od rynku i kanałów. Dokładną cenę oraz zakres dostajesz w wycenie na piśmie. Pracujemy na umowie B2B z miesięcznym okresem wypowiedzenia.
Full Sales Team od 20 000 zł netto miesięcznie + 23% VAT obejmuje także handlowca, który prowadzi rozmowy ofertowe i domyka sprzedaż. Kilka rynków i języków to Enterprise Outbound od 50 000 zł netto miesięcznie + 23% VAT, ze szczegółami współpracy w umowie ramowej. Porównaj pakiety i zakres w cenniku. Dalszą, stałą obsługę rynków opisuje outsourcing sprzedaży zagranicznej. Outsourcing eksportu na etapie poszukiwania kontrahentów nie zastępuje Twojej logistyki ani odpowiedzialności za realizację zamówienia.
Pytania o kontrahentów zagranicznych
Jak pozyskać kontrahentów zagranicznych?
Zacznij od profilu odbiorcy, wybierz rynek, zbuduj listę firm i po wstępnej weryfikacji skontaktuj się z osobami decyzyjnymi w języku rynku. W rozmowie sprawdź potrzeby, obecnego dostawcę, wolumen i wymagania. Dopiero potem umawiaj spotkanie ofertowe. SDR prowadzi ten proces w Twojej marce, zapisuje ustalenia i przekazuje kontakt Twojemu dyrektorowi eksportu.
Ile kosztuje pozyskiwanie kontrahentów zagranicznych?
Pozyskiwanie kontrahentów zagranicznych w pakiecie SDR as a Service kosztuje od 8 000 zł netto miesięcznie + 23% VAT za jeden rynek i język. Kwota do 15 000 zł zależy od rynku i kanałów. Dokładną cenę dostajesz na piśmie. Full Sales Team zaczyna się od 20 000 zł netto miesięcznie + 23% VAT, a Enterprise Outbound od 50 000 zł netto miesięcznie + 23% VAT.
Jak znaleźć dystrybutora za granicą?
Dystrybutora za granicą znajdujesz dzięki selekcji firm z katalogów branżowych, targowych i rejestrów oraz rozmowie o ich kanale sprzedaży. Sprawdź obsługiwane marki, klientów, zasięg, zaplecze techniczne i możliwy konflikt z konkurencją. Zapytaj o oczekiwany rabat, wyłączność i zaangażowanie w rozwój Twojej oferty. Dopasowanie branży nie wystarcza do wyboru partnera.
Jak sprawdzić kontrahenta zagranicznego przed współpracą?
Sprawdź kontrahenta w rejestrze handlowym, zweryfikuj numer VAT UE w VIES i przeanalizuj publiczne sprawozdania, stronę oraz referencje. Porównaj dane z dokumentami i ustal osobę uprawnioną do reprezentacji. Wstępna weryfikacja nie gwarantuje zapłaty. Przy odroczonym terminie płatności oceń dodatkowo ryzyko kredytowe i zabezpieczenia, a niejasności wyjaśnij przed podpisaniem umowy.
Czy można wysyłać oferty mailem do firm za granicą?
Oferty mailem możesz wysyłać tylko przy spełnieniu wymogów prawa właściwego dla danego kontaktu. W Niemczech reklama mailowa co do zasady wymaga wcześniejszej zgody także w B2B, zgodnie z par. 7 UWG. Publiczny adres nie oznacza zgody. W Polsce uwzględnij art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej. To opis praktyki, nie porada prawna.
Jak szybko pojawią się pierwsze rozmowy z kontrahentami?
Pierwsze rozmowy z kontrahentami pojawiają się zwykle w trzecim tygodniu, po ustaleniu profilu, przygotowaniu bazy i akceptacji materiałów. To orientacyjny rytm pracy, nie gwarancja terminu spotkania. Rynek oceniamy po co najmniej trzech miesiącach. Dostępność decydenta, wymagane certyfikaty i cykl zakupowy wpływają na czas przejścia od kontaktu do rozmowy ofertowej.
Usługi wspierające wejście na rynek
Budowę listy i wybór decydentów opisuje prospecting B2B, a sposób przekazania zakwalifikowanego kontaktu pokazuje umawianie spotkań B2B. Jeśli masz już odbiorców i potrzebujesz regularnie rozwijać sprzedaż, zobacz outsourcing sprzedaży zagranicznej. Proces od wdrożenia po raport opisujemy na stronie jak działamy.
Znajdź kontrahentów na wybranym rynku
Opisz produkt albo usługę, wskaż kraj i powiedz, czy szukasz odbiorcy, dystrybutora, agenta czy partnera. Ustalamy profil, kanały kontaktu i zakres wstępnej weryfikacji. Dostajesz wycenę na piśmie oraz plan pracy nad pierwszymi rozmowami.
Napisz do nas: [email protected]