Umowa outsourcingu sprzedaży w pigułce, 10 zapisów i czerwone flagi
Tabela jest skrótem całego wpisu. Jeśli nie masz czasu czytać dalej, przejdź z nią przez projekt umowy, który dostałeś od agencji.
| Zapis w umowie | Co powinno w nim być | Czerwona flaga |
|---|---|---|
| 1. Zakres usługi | kanały, rynki, segmenty, liczba handlowców, godziny pracy | „działania sprzedażowe według uznania wykonawcy” |
| 2. Definicja wyniku | spisane kryteria kwalifikowanego spotkania albo leada | spotkanie liczy się, gdy ktoś „wyraził zainteresowanie” |
| 3. Wynagrodzenie | kwota netto, co jest w cenie, co jest płatne osobno | dopłaty za bazy, narzędzia albo domeny wychodzą po starcie |
| 4. Czas trwania i wypowiedzenie | okres wypowiedzenia i ewentualny minimalny okres | umowa na 12 miesięcy bez możliwości wyjścia |
| 5. Własność danych | baza, historia kontaktów i nagrania należą do Ciebie | dane zostają w systemach agencji |
| 6. Domeny i marka | kto jest właścicielem domen wysyłkowych, zgoda na użycie marki | domeny wysyłkowe zarejestrowane na agencję |
| 7. Raportowanie | częstotliwość, zakres liczb, dostęp do nagrań i sekwencji | raport raz w miesiącu w formie jednego wykresu |
| 8. Wyłączność | handlowiec pracuje tylko dla Ciebie, brak pracy dla konkurenta | handlowiec „dzielony” z innymi klientami bez informacji |
| 9. RODO i prawo | umowa powierzenia, obowiązek informacyjny, rejestr sprzeciwów | brak umowy powierzenia albo zrzucenie całej odpowiedzialności na Ciebie |
| 10. Poufność i zakaz podkupywania | NDA, ochrona cennika i listy klientów, zasady wobec pracowników | brak zapisu o poufności przed przekazaniem cennika |
Zakres usługi i definicja kwalifikowanego spotkania
Pierwsze dwa zapisy decydują o tym, co kupujesz. Zakres powinien mówić konkretnie, jakimi kanałami handlowiec pracuje (telefon, email, LinkedIn), na jakich rynkach i w jakich segmentach, ilu handlowców jest przypisanych do Twojego projektu i czy są przypisani na wyłączność. Ogólnik w rodzaju „prowadzenie działań sprzedażowych” pozwala wykonawcy robić mniej, niż zakładasz, i trudno go potem rozliczyć.
Jeszcze ważniejsza jest definicja wyniku. Spotkanie kwalifikowane to spotkanie z osobą, która ma wpływ na decyzję, w firmie spełniającej profil klienta, z potwierdzoną potrzebą albo sytuacją, w której Twój produkt pomaga. Te kryteria warto wpisać do załącznika i dać sobie prawo do oceny każdego spotkania. U nas takie kryteria spisujemy na warsztacie w pierwszym tygodniu, a Twój zespół ocenia każde spotkanie w CRM. Jak wygląda sam proces umawiania rozmów, opisujemy na stronie umawianie spotkań B2B.
Wynagrodzenie, okres wypowiedzenia i minimalny czas trwania
Sprawdź, czy kwota w umowie jest kwotą netto i co dokładnie obejmuje. W outsourcingu sprzedaży koszty ukrywają się zwykle w trzech miejscach: bazy kontaktów kupowane osobno, licencje narzędzi do wysyłki i telefonii doliczane do faktury oraz opłaty wdrożeniowe. Jeśli agencja rozlicza się za spotkanie albo za lead, sprawdź też, kto decyduje, że spotkanie się „liczy”, i czy spotkanie odwołane przez klienta jest płatne. Porównanie modeli rozliczeń i cen znajdziesz we wpisie agencja lead generation, ile kosztuje.
Drugi punkt to czas. Pierwsze rozmowy w outboundzie pojawiają się zwykle po dwóch, trzech tygodniach, a rzetelna ocena wymaga około trzech miesięcy pracy. Minimalny okres trzech miesięcy jest więc rozsądny. Umowa na rok bez możliwości wypowiedzenia oznacza, że ryzyko nieudanego startu ponosisz wyłącznie Ty. Pakiety SDR as a Service i Full Sales Team zawieramy na umowę B2B z miesięcznym okresem wypowiedzenia, a aktualne kwoty są w cenniku.
Kto jest właścicielem bazy, CRM, nagrań i domen wysyłkowych
To zapis, o którym najczęściej przypomina się dopiero przy rozstaniu. Przez kilka miesięcy handlowiec zbiera wiedzę o tysiącach firm: kto odebrał, kto odmówił i dlaczego, kto prosił o kontakt za kwartał. Jeśli ta historia leży w systemach agencji, po zakończeniu umowy zaczynasz od zera.
W umowie powinno być wprost, że baza zbudowana dla Ciebie, historia kontaktów, notatki i nagrania rozmów należą do Ciebie i zostają w Twoim CRM albo zostaną Ci przekazane w ustalonym formacie w określonym terminie. Osobna sprawa to domeny wysyłkowe. Cold email wysyła się zwykle z domen pomocniczych, żeby chronić reputację głównej domeny firmy. Jeśli zarejestrowała je agencja, ustal, czy przejdą na Ciebie po zakończeniu umowy. U nas handlowiec pracuje w Twoim CRM od pierwszego dnia, więc dane nigdy nie wychodzą poza Twoje systemy.
Raportowanie i wyłączność handlowca
Umowa powinna opisywać, jak często dostajesz raport i co w nim jest. Minimum to liczba kontaktów, odpowiedzi, rozmów, umówionych i odbytych spotkań oraz powody odmów, najlepiej co tydzień. Dopisz też prawo wglądu w nagrania rozmów i treść sekwencji mailowych. Bez tego nie wiesz, jak handlowiec mówi o Twojej firmie.
Drugi zapis to wyłączność. W modelu dedykowanym handlowiec pracuje przez czas umowy tylko dla Ciebie. W modelu dzielonym ta sama osoba obsługuje kilku klientów naraz, co bywa tańsze, ale daje mniej godzin pracy na Twój produkt. Oba modele są uczciwe, jeśli umowa mówi, który z nich kupujesz. Warto też dopisać, że agencja w czasie umowy nie prowadzi kampanii dla Twojego bezpośredniego konkurenta. Różnice między tymi modelami opisujemy na stronie outsourcing SDR.
RODO, umowa powierzenia i poufność
Handlowiec zewnętrzny przetwarza dane osobowe decydentów, do których dzwoni i pisze. Przy outsourcingu sprzedaży potrzebne są zwykle dwa dokumenty: umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 RODO oraz umowa o zachowaniu poufności, podpisana zanim przekażesz agencji cennik, marże i listę klientów. W umowie głównej sprawdź, kto odpowiada za obowiązek informacyjny wobec osób, do których trafia pierwsza wiadomość, kto prowadzi rejestr sprzeciwów i jak kampania spełnia wymogi przepisów o komunikacji elektronicznej. Praktyczne zasady opisujemy we wpisie cold mailing a RODO.
Dobrą praktyką jest też zapis o zakazie podkupywania pracowników w obie strony, obowiązujący w czasie umowy i przez kilka miesięcy po niej. Chroni Ciebie przed agencją i agencję przed sytuacją, w której klient po trzech miesiącach zatrudnia jej najlepszego handlowca. To wszystko zajmuje kilka stron i można to załatwić bez spotkania, bo umowę i załączniki strony coraz częściej podpisują zdalnie podpisem kwalifikowanym, który ma skutek podpisu własnoręcznego.
Czerwone flagi w projekcie umowy outsourcingu sprzedaży
- Brak jakiejkolwiek definicji spotkania albo leada, za który płacisz.
- Umowa na rok lub dłużej bez możliwości wypowiedzenia przed końcem okresu.
- Baza kontaktów i nagrania należą do wykonawcy i nie są przekazywane po zakończeniu współpracy.
- Opłaty dodatkowe za bazy, narzędzia albo wdrożenie, których nie było w ofercie.
- Brak prawa do odsłuchania rozmów i przeczytania wysyłanych maili.
- Brak umowy powierzenia przetwarzania danych przed startem kampanii.
- Obietnica gwarantowanej liczby transakcji. Agencja może odpowiadać za liczbę i jakość spotkań, ale na zamknięcie sprzedaży wpływa też Twój produkt, cena i Twój handlowiec.
Jak wygląda umowa outsourcingu sprzedaży w Handlowcy.pl
Pracujemy na umowie B2B z miesięcznym okresem wypowiedzenia. SDR as a Service kosztuje od 8 000 zł netto miesięcznie + 23% VAT, Full Sales Team od 20 000 zł netto + 23% VAT, a Enterprise Outbound od 50 000 zł netto + 23% VAT na umowie ramowej z SLA. Bazy, narzędzia i domeny wysyłkowe są w cenie. Nie bierzemy prowizji ani opłat za spotkanie. Przed startem podpisujemy NDA i umowę powierzenia danych, kryteria dobrego spotkania spisujemy z Tobą na warsztacie, a handlowiec od pierwszego dnia pracuje w Twoim CRM. Jeśli porównujesz dostawców, zobacz też stronę agencja sprzedażowa i całą usługę zewnętrzny dział sprzedaży.
Pytania o umowę outsourcingu sprzedaży
Jaka umowa przy outsourcingu sprzedaży?
Outsourcing sprzedaży między firmami zawiera się zwykle jako umowę o świadczenie usług na zasadach B2B, do której dołącza się umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych i umowę o zachowaniu poufności. Przy większych projektach strony podpisują umowę ramową z SLA, a zakres pracy na kolejne okresy opisują w zamówieniach.
Na jaki okres podpisać umowę outsourcingu sprzedaży?
Rozsądny jest miesięczny okres wypowiedzenia z założeniem, że pierwszą ocenę robisz po trzech pełnych miesiącach pracy. Krótszy test rzadko wystarcza, bo pierwsze spotkania pojawiają się dopiero po dwóch, trzech tygodniach. Umowy na rok bez możliwości wypowiedzenia przerzucają całe ryzyko startu na klienta.
Kto jest właścicielem bazy kontaktów po zakończeniu umowy?
To zależy wyłącznie od umowy, dlatego zapis trzeba sprawdzić przed podpisem. Najbezpieczniej, gdy baza zbudowana dla Ciebie, historia kontaktów i nagrania należą do Ciebie i od początku są zapisywane w Twoim CRM. W Handlowcy.pl handlowiec pracuje w CRM klienta, więc dane zostają u klienta.
Czy przy outsourcingu sprzedaży potrzebna jest umowa powierzenia danych?
Zwykle tak. Zewnętrzny handlowiec przetwarza dane osobowe decydentów w Twoim imieniu, więc potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania danych zgodna z art. 28 RODO. Podpisuje się ją przed startem kampanii, razem z ustaleniem, kto spełnia obowiązek informacyjny i prowadzi rejestr sprzeciwów.